5 ragioni che ci fanno odiare un’e-mail (e 4 dritte per risolvere)

Oggi un giornalista ha riportato sui suoi profili social personali il copia/incolla di una mail inviata da un ufficio stampa che, non sentendo più parlare di lui e non ricevendo più sue mail, si è chiesto se fosse morto. Intendo LETTERALMENTE, all’interno dell’e-mail l’ufficio stampa ha chiesto al giornalista – con allusioni degne di un becchino – che fine avesse fatto.

Da qui è nata la mia riflessione perchè l’invio di un’email è diventato così comune tra professionisti che spesso si dimentica quanto potente sia come mezzo del “fare marketing” a nostro favore. Anche attraverso una sola mail, figuriamoci quando un’azienda decide (e speriamo presto) di mettere a sistema l’invio di e-mail come mezzo di veicolazione di contenuto e di promozione di sé.

L’e-mail è un canale basilare soprattutto per chi come me si occupa di Pubbliche Relazioni. Non esiste agenzia, professionista o piccolo studio che non faccia invii massicci di comunicazioni ogni giorno. Ma ogni giorno qualcun’altro manifesta insofferenza o sconcerto davanti alle missive ricevute. Vediamo quali.

5 RAGIONI CHE GENERANO INSOFFERENZA NEI CONFRONTI DI UNA MAIL

• tono troppo amichevole e confidenziale nei confronti di chi non conosciamo: è vero che l’email per sua natura autorizza ad ammorbidire i toni ma se io non so nemmeno come sei fatto, che voce hai, niente mi autorizza a oltre passare quel limite di “morbidezza” e se mi autorizzo da solo corro solo il rischio di fare la figura del pollo!
• mail con destinatari a caso, della serie “cc, ccn e selezione dei destinatari: questa sconosciuta“: messaggi impersonali, non targettizzati o addirittura offensivi per alcuni destinatari che ci si è dimenticati di togliere (a volte per scarsa/nulla [auch!] conoscenza del mezzo) sono letteralmente SPARARE NEL MUCCHIO, rischiando di ferire qualcuno, e questa volta fuor di metafora purtroppo. Questo rovina irrimediabilmente una credibilità che ci si mette anni a costruire.
• messaggi sensazionalistici (ed oggetto della mail) incomprensibili o bomba: se l’imperativo è farsi leggere, si è fuori strada. DIRE LA VERITA’ punto e basta. Se il mio messaggio è un invito ad un evento, inutili giri di parole e termini incomprensibili producono l’effetto “festa deserta”. Dire la verità con un oggetto chiaro e facilmente rintracciabile, se serve ricercarlo fra le e-mail ricevute, e un contenuto altrettanto diretto di poche righe produce un EFFETTO: LA RISPOSTA negativa o positiva. Ma almeno il ritorno di un’informazione. Vuoi mettere? 🙂
• contenuti con allegati pesantissimi: in Italia godiamo di una delle peggiori reti internet mondiali (credo), differente da utente a utente, quindi non possiamo supporre la capacità di navigazione di ogni interlocutore. E allora, a scanso di incazzature, perchè non sperimentiamo il cloud? Perchè non inviare un bel link? Al destinatario la libertà di scaricare senza essere “costipato” di materiali manco la posta fosse reduce da un pranzo natalizio al Sud. No?
• identità del mittente: perchè esistono ancora indirizzi mail tipo “chiocciolettapucciosa78”? O peggio, e-mail di coppia “marioeroberta@posta…”? E perchè ancora si fatica a firmarsi nelle e-mail? Mica si tratta di una società segreta, a meno che non siate contrabbandieri (ma non è il mio caso altrimenti sarei ricca sfondata e non schiava del fisco)…Non siete spie della CIA, quindi vi prego – a meno di nickname già preso – utilizzate nome e cognome per la vostra mail sia personale che professionale e specificate a chiare lettere chi siete, che ruolo avete, per chi lavorate, come rintracciarvi in calce alla comunicazione.

Il lamento ci sta se, a parte il momento di errore umano (legittimo), la nostra prassi nella scrittura delle e-mail è:

RILEGGERE PRIMA DI PREMERE “INVIO” – sembra banale ma succede ancora troppo di frequente che la missiva non abbia contenuto di senso o scopo, o che il destinatario proprio non lo colga. Forse è colpa di come è stata scritta. Rileggerla aiuta ad asciugarla, correggerla e meditare se c’è reale necessità di inviarla o l’informazione è superflua (cosa non da poco)!

RISPONDERE SEMPRE – è buona norma far sapere a chi ci scrive direttamente (al nostro indirizzo personale o a quello che è indicato sul nostro sito) che cosa ne pensiamo. La reciprocità di informazioni evita telefonate inutili, catene di mail tutte identiche, progresso nella dinamica di un progetto (espansione parco clienti ad es.).

Fermo restando che un NO come risposta deve essere rispettato, facendo cessare le e-mail fotocopia al limite dello spam.

FARE LO SFORZO DI SCARICARE – prima di stalkerare qualcuno con richieste di chiarimenti che sono palese frutto della pigrizia, rileggere la mail andando in cerca di bottoni, link o CTA e procedere allo scaricamento, se pervenuti.

CORTESIA – tutti riceviamo valanghe di posta elettronica ogni giorno, che ci piaccia o no. E’ diventato la norma richiamare qualcuno a cui si è inviata una e-mail che non ha trovato risposta, ad una questione importante per il mittente. A meno che non si tratti della povera call-centerista romena o albanese (ma io non lo farei neanche a lei che sta solo lavorando per questioni di centesimi), non attaccate la pippa “ma Lei sa quante mail ricevo io al giorno?”. Perchè suona solo tipo sindrome del cazzo piccolo (ecco l’ho detto). Del tipo “Lei non sa chi sono io”. Siamo globalizzati da più di un decennio, non democraticamente, grazie a internet e tutti (a qualsiasi livello) siamo oberati dalla posta e ne ignoriamo per forza la gran parte quando non è legata a ciò di cui ci stiamo occupando ma – per l’amor di cortesia – un “no, La ringrazio ho letto la sua mail non sono interessata” è doveroso, più che sufficiente e, cosa non da poco, gradito.

E se quello che ricevete vi sembra SPAM :

ESISTE LA CARTELLA APPOSITA DEL CLIENT DOVE INFILARLA

ESISTE LA FUNZIONE “UNSUBSCRIBE ME” dalle newsletter

ESISTE SCRIVERE cortesemente di CESSARE LE COMUNICAZIONI

ESISTE IL GARANTE DELLA PRIVACY (in extremis)

ESISTE LA POLIZIA POSTALE (in extremis)